Faz muito tempo que as empresas e os escritórios trocaram os antigos armários de arquivo pelo armazenamento nos computadores. Mas faz menos tempo que as pessoas passaram a trabalhar de forma mais autônoma, muitas vezes, até remotamente. Por isso, muita gente ainda tem dificuldades na organização online.
Neste exato minuto, 38 milhões de mensagens são enviadas por Whatsapp, 3,7 milhões de buscas são feitas no Google, 187 milhões de e-mails são disparados e 375 mil aplicativos são baixados ao redor do mundo.
Esses números fazem parte do levantamento sobre o uso da internet em 2018, realizado por Lori Lewis e Chadd Callahan, da Cumulus Media, operadora de estações de rádio americana.
Eles refletem a rotina que vivemos: estamos sobrecarregados de dados. Neste artigo, vamos dar algumas alternativas para você controlar melhor as suas atividades.
Conheça as ferramentas de organização online
Separamos algumas ferramentas gratuitas e de fácil utilização para você melhorar a sua organização online, uma habilidade que beneficia a sua vida profissional e também a pessoal. Existem plataformas para catalogar e organizar diferentes tipos de informação. Tudo que você precisa fazer é escolher aquelas que têm mais a ver com você.
Notícias
Essas são eficientes para unificar informações num local determinado, mas a organização online só é eficiente se o usuário criar uma rotina diária de leitura. Senão, os dados se acumulam.
Na versão grátis, o agregador de notícias permite que sejam selecionadas até 100 fontes de informações (jornais, revistas, sites, canais no youtube) para que você acompanhe as atualizações sobre temas de interesse. Os assuntos são organizados em pastas, e é possível criar alertas de palavras-chave para que a plataforma selecione determinados assuntos.
É uma mistura de rede social e agregador de conteúdo, e é possível seguir pessoas e veículos de mídia, separar assuntos de acordo com seu interesse e interagir com outros usuários do aplicativo por meio de curtidas e comentários.
O aplicativo ainda cria revistas personalizadas para cada usuário. Também é possível formar grupos para dividir informações sobre determinados temas.
Esse serviço foi lançado em 2018 e substitui os aplicativos “Notícias e Clima” e “Play Banca” nos smartphones. Você pode salvar reportagens, tópicos e fontes, além de verificar a cobertura completa sobre os assuntos que mais lhe interessa. Os algoritmos do Google analisam suas preferências e alimentam automaticamente a seção “Para você”. Há inclusive as palavras mais “quentes” da web no momento. O conteúdo pode ser compartilhado nas redes sociais.
Armazenamento
A famosa nuvem é uma das ferramentas de organização online mais versáteis, pois concentram as informações de diversos dispositivos em um lugar só. Além disso, permitem que os seus arquivos sejam acessados de qualquer lugar com internet.
Com pacotes para pessoas física e jurídica, a plataforma oferece sincronização com serviços da Microsoft, o que significa ser possível gerenciar documentos do Office, como textos, tabelas e apresentações e enviá-los por meio do serviço de email Outlook.
Conectado à conta do Google, oferece ferramenta de edição de diversos arquivos online, desde fotos até planilhas. Sem pagar nada, você pode guardar e organizar online 15G de informação em variados formatos. É possível compartilhar tudo pela plataforma e acessar os dados off-line.
Links
São para arquivar interesses futuros, tudo organizado em uma plataforma específica.
Ao adicionar esse aplicativo a seu navegador, você consegue salvar sites, imagens, perfis no Linkedin, e e-mails. As informações captadas são enviadas para seu perfil no Evernote, onde você pode organizá-las como desejar, além de adicionar comentários e compartilhá-las com outras pessoas.
A extensão de organização online salva conteúdos de sites e redes sociais sem nenhuma propaganda. Você pode acessar as informações de qualquer dispositivo, mesmo se estiver off-line, e pedir que o app transforme textos em áudios. Compartilhamentos são permitidos.
Além de agregar anotações pessoais, a ferramenta permite salvar links, imagens e vídeos. É diferente do Pocket, que coloca todo o conteúdo dos sites na própria plataforma, o Google Keep direciona o usuário para a página original por meio do navegador Google Chrome.
Produtividade
O Trello é uma ferramenta que ajuda você a organizar o seu fluxo de tarefas profissionais e até pessoais. Você pode criar diferentes murais para as atividades da sua rotina e categorizar as tarefas de acordo com o status.
A ferramenta também permite que você atribua prazos para cada coisa, o que ajuda também na organização online do tempo. Por fim, você pode compartilhar as tarefas com outros usuários, criando equipes de trabalho.
Dicas práticas para a organização online
- Manter-se organizado é uma tarefa que demanda dedicação. A boa notícia é que existem técnicas para nos ajudar a encarar esse desafio.
- Livre-se do que não serve mais
- Só mantenha os arquivos utilizados para consulta frequente
- Fotos e links devem ser guardados
- Hierarquize o conteúdo, como você faria para organizar pastas e documentos físicos
- Organize pastas no seu pc ou celular, por ordem de relevância
Quer saber mais sobre organização online? Nós temos um curso com dicas muito úteis e que você vai encontrar dezenas de ferramentas para se organizar e ser mais produtivo.
