Você já parou para refletir sobre a complexidade que é a produção de um filme?

Pensemos num filme de Hollywood, mesmo.

Numa superprodução, com centenas e centenas de profissionais envolvidos (às vezes até milhares).

Do responsável pelos efeitos especiais aos maquiadores, cada um precisa saber exatamente o que deve fazer para que tudo saia conforme o planejado.

Um deslize que seja pode ser catastrófico. E quando esse mesmo nível de complexidade aparece no mundo corporativo, certamente será necessário buscar uma ferramenta como a matriz RACI.

Só que, ao contrário do que você deva estar pensando, a matriz RACI não serve somente a projetos grandiosos. Serve também, e principalmente, a trabalhos rotineiros e a equipes infinitamente menores do que as dos grandes estúdios de Hollywood.

Em outras palavras, é uma preciosa ferramenta de gestão, que pode fazer a diferença no seu papel de líder. E é por isso que você precisa conhecê-la melhor.

O que é a matriz RACI?

O “RACI” corresponde à sigla para Responsible, Accountable, Consulted e Informed (em português, pode-se traduzir livremente para Responsável, Aprovador, Consultado e Informado). Assim, a matriz RACI é uma ferramenta por meio da qual cada colaborador toma consciência de suas atribuições durante um projeto. É uma matriz de distribuição de responsabilidades, por assim dizer.

Ela funciona por meio de um sistema gráfico que apresenta o objetivo do projeto e a ação necessária de cada participante para que esse objetivo seja atingido. Foi criada para eliminar a confusão na hora de definir quem faz o quê (bem recorrente, aliás) e para aumentar a eficiência de projetos.

Quais são os papéis atribuídos pela matriz?

Como vimos, são quatro:

Responsible (Responsável): é o papel responsável por completar as tarefas e as e as entregas. Por exemplo, se o projeto for o de criar um novo blog e produzir conteúdo para ele, então os redatores, os designers e os programadores serão os responsáveis pela execução e pela entrega;

Accountable (Aprovador): é quem tem a autoridade final sobre a aprovação do projeto. No caso acima, seria o papel do gerente de projeto;

Consulted (Consultado): é o papel de quem é consultado, dentro ou fora da sua empresa, para que possa contribuir para a execução das tarefas. Alguém cuja participação agrega valor e/ou é essencial para a implementação final. Neste caso, a comunicação é de duas vias (consulta <=> resposta);

Informed (Informado): são clientes, stakeholders ou quaisquer pessoas que devem ser atualizadas sobre o andamento do projeto. São notificadas de resultados ou ações tomadas, mas não precisam estar envolvidos no processo de tomada de decisão. A comunicação, neste caso, ocorre num sentido.

Quando esses papéis são efetivamente distribuídos e bem definidos, as decisões são tomadas mais rapidamente, a prestação de contas é mais transparente e o fluxo de trabalho, muito mais organizado.

Um exemplo sempre ajuda

Imagine que na empresa onde você atua, um novo cliente precisa de um novo site. Suponha que você seja o gerente de projeto, que o Paulo seja o Gerente do Projeto, que o Felipe seja o redator, que a Amanda seja a programadora, que a Patrícia seja do atendimento ao cliente e que a Julia seja a dona da agência.

Neste caso, teríamos:

Responsáveis pela execução:Paulo, Amanda e Patrícia;
Responsável por aprovar: você;
Profissional a ser consultado: Patrícia;
Profissional a ser informado: Julia.

Conforme os exemplos acima, você pode apresentar isso ao time de diversas formas: por meio de um quadro escrito à mão, por meio de um dashboard, ou em uma planilha.

O importante é que esteja à vista de todos, com as devidas atribuições de cada papel bem esclarecidas.

Em resumo, com a matriz RACI você:

• Elimina a confusão da atribuição de responsabilidades;
• Previne-se da alocação excessiva de recursos para um projeto e vice-versa;
• Define quais os papéis envolvidos no projeto, atribuindo-os aos colaboradores – o que resulta em clareza no entendimento das atribuições, um fator-chave para o desenvolvimento de qualquer projeto e para a mitigação de conflitos;
• Garante que nenhuma tarefa receba mais recursos do que o necessário;
• Obtém uma forma rápida e eficiente de realocar recursos quando ocorrer turnover. Novos colaboradores podem rapidamente identificar seus papéis dentro de um projeto, além daqueles dos colegas com quem devem interagir.

Ferramentas para implantar a matriz RACI

Runrun.it – http://runrun.it

Trello – trello.com

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Fontes: Gamestrming, Runrunit, Trello.