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Como criar reuniões inesquecíveis?

Atualizado em 28 de Maio, 2018

Como criar reuniões inesquecíveis?

Como criar reuniões inesquecíveis?

Ninguém constrói nada sozinho. Mesmo grandes descobertas tem algum componente de colaboração.
Imaginamos Einstein, Copérnico, Charles Darwin ou outros cientistas pensando em suas teorias sentados solitários, em mesas em seus escritórios, mas suas descobertas são fruto da interação e conversa com seus colegas, pensadores da época, autores ou mesmo pessoas “comuns”.

Por isso reuniões são importantes. Porque é na interação que a gente constrói. Conhecimentos, decisões, projetos, quando feitos em conjunto, podem ir mais longe.

Mas o que acontece na maioria da vezes, se você participa de reuniões com frequência, é que há um grande desperdício de tempo em conversas que não levam a lugar nenhum.

Ou, depois que a reunião acontece, cada um vai pro seu canto e com o tempo esquece os combinados acordados. Isso quando há um entendimento coletivo do que foi discutido (muitas vezes, cada participante tem seu entendimento do que foi dito).

A boa notícia é que existem diversas formas de deixar uma reunião mais interessante. Algumas delas são bem simples de se colocar em prática.

Como deixar suas reuniões mais interessantes:

  1. Promova momentos de escuta atenta entre os participantes: a escuta focada na fala do outro favorece o desenvolvimento da empatia e diminui os momentos de dispersão (Se quiser saber mais sobre a relação da escuta atenta com a empatia, sugiro ver o TEDx do Lucas Alves, professor do curso Visual Thinking e Mapas Mentais).
  2. Desenvolva apresentações cativantes: recursos visuais bem aplicados podem aumentar a atenção dos participantes. Diminua o texto nos slides do seu PPT e aposte em imagens que façam sentido.
  3. Utilize metodologias de promoção de diálogo: atualmente, existem várias formas de promover conversas que saem do convencional e aumentam o ou engajamento dos participantes, como World Café, Aquário e Open Space. No final desse texto colocaremos algumas referências para conhecer mais sobre essas técnicas.
  4. ‎Faça um registro visual da conversa: esse é o recurso que a gente mais usa. Quando falamos em fazer o registro visual, quer dizer desenhar mesmo. Ao invés de fazer uma ata chata, que muitas pessoas não vão ler, desenhe o que foi discutido. Quando o desenho é aliado ao texto, as informações ficam mais atrativas, e aumentam o entendimento e memorização dos conteúdos.

Porque usar desenhos em reuniões?

A gente usa desenho para estruturar ideias desde que se entende por gente.

Antes mesmo da escrita, já desenhávamos em caverna quando nos reuníamos para contar histórias, fazer um review sobre uma caçada, contar sobre os caminhos que não deveriam ser seguidos etc.

Com o tempo, usamos de gráficos para explicar ideias, demonstrar teorias, mostrar produtos…

Mas ainda não utilizamos dos desenhos em todo o seu potencial, principalmente no ambiente corporativo. E aqui vão alguns dados para mudar essa realidade.

As pessoas aprendem melhor quando som e imagem caminham juntos: Quanto mais estímulos estiverem envolvidos no processo de aprendizagem, mais eficaz é a retenção de conteúdo. Alguns pesquisadores defendem que o cérebro processa as imagens 60 MIL VEZES mais rápido do que texto. Agora, imagine a eficácia de uma ata desenhada.

As pessoas se engajam mais com desenhos simples. Dan Roam, autor do livro Desenhando Negócios, argumenta que desenhos mais simples (como o boneco de palitinho que todo mundo faz) cria mais conexão do que gráficos complexos. Porque as pessoas se identificam com eles. Então, em uma reunião, é possível você criar conexão com desenhos simples.

As pessoas se sentem representadas ao se sentirem ouvidas. Um dos grandes tesouros da nossa sociedade é atenção. Conseguir a atenção de alguém por um tempo razoável com tantas distrações é um motivo de comemoração. E uma das formas de conseguir atenção é se mostrar atento. As pessoas percebem isso e se sentem mais motivadas ao perceber que você está não só ouvindo sua fala como captando a essência do que foi dito. E isso pode ser traduzido por meio dos desenhos.

O desenho pode resumir o que foi dito e assim, criar um campo de entendimento coletivo. A gente vê isso na prática (e eu vou dar alguns exemplos no final desse post), quando ao final de uma reunião, as pessoas fazem uma retomada do que foi dito analisando os desenhos e alinhando os próximos passos.

Como usar desenhos em reuniões?

Há basicamente duas formas de você começar a usar a técnica de registro visual em reuniões.

A primeira delas é capacitar sua equipe para registrar conversas.

Como o foco dessa técnica não é o desenho acadêmico, mas sim o desenho de ideias, a capacitação de profissionais não exige conhecimentos de desenho.

Não precisa ter o “dom” (até porque acreditamos naquela equação que fala que talento é 99% transpiração e 1% inspiração).

Nós sempre defendemos que o registro gráfico, ou facilitação gráfica tem como base a escuta (que leva ao resumo) , os desenhos simples e a organização dessas informações no papel, para que fique inteligível.

Por isso, é uma boa ideia desenvolver essa habilidade em seus profissionais.

Em um dos cursos que ministramos, que durava três noites, um dos alunos chegou na terceira noite e contou o seguinte caso:

“Estávamos na reunião de definição de uma estratégia, e o que faríamos com um determinado produto não estava claro. Então eu pensei que seria hora de colocar o que estou aprendendo em prática. Desenhei um esquema simples, com setas e caixas, representando o que fazemos e como entregamos isso para o cliente. As pessoas viram o desenho e disseram: “você captou a ideia!! É isso mesmo!” A partir daí, toda hora que eu pegava no lápis, elas paravam a fala para ver o que eu iria desenhar, e a reunião seguiu nesse ritmo.”

Quando você pega na caneta para desenhar, a atenção muda.

Como o desenho em reuniões é feito?

Basicamente, você precisará de três coisas:

  1. Superfície grande para o desenho: pode ser um quadro branco, flipchart, folha grande em formato A0, ou qualquer outra superfície desenhável e que possa ser vista por todos.
  2. Canetas grossas: dependendo do tamanho das reunião e quantidade de pessoas envolvidas, as informações precisarão ser vistas à distância. Por isso, prefira canetas mais grossas, marcadores ou pincéis atômicos. Nada de caneta esferográfica, ok?
  3. Post its: esses bloquinhos adesivos são, para nós, uma das invenções atuais que mais estimulam a criatividade e inovação. Eles, em si, são só pedaços de papel que colam e se descolam de superfícies, mas tem um grande potencial quando precisamos gerar ideias. Por dois motivos: permitem que você reestruture suas ideias várias vezes e, por causa do seu tamanho compacto, te obrigam a ser sucinto. O que sugerimos é que anote uma ideia ou tópico por postit, para ficar mais fácil de organizar.

Com esses três materiais, é hora de captar as informações, organizá-las no papel e desenhar/escrever os pontos mais importantes.

Você verá que o envolvimento dos participantes será outro.

E depois que estiver pronto, o que fazer?

Existem várias ações, dependendo dos seus objetivos.

Pendurar na parede: isso pode ser feito após a reunião terminar e também em ações futuras. Por exemplo, um de nossos clientes realiza duas reuniões por ano (uma no primeiro trimestre e outra no terceiro trimestre) e coloca nas paredes das áreas envolvidas os painéis produzidos, para que os colaboradores tenham sempre em mente o que foi acordado e se comprometam com o resultado.

O tamanho da parede tem que suportar o que for criado na reunião. A gente já fez mais de 20 metros de papel em um só dia.

Digitalizar: essa opção conversa muito bem com a anterior. A vantagem da digitalização é que pode ser usado para diversos fins, como envio de email, publicação em redes sociais, impressão para todos os envolvidos etc. Mas você precisará de um software de desenho e uma mesa digitalizadora, ou tablet. Para saber mais sobre desenho digital, fizemos um post sobre isso.

Exemplo de vetorização de painel.

Enviar via redes sociais: depois de digitalizado, o arquivo pode ser mandado voa WhatsApp, compartilhado via Facebook ou na intranet da empresa. Você pode compartilhar o arquivo de uma vez ou mesmo em partes, para ressaltar conteúdos importantes e gerar várias postagens de um mesmo assunto.

Uma das coisas que mais acontece no final de uma reunião desenhada. Vai pra rede e se torna inesquecível

Fazer brindes ou ações diversas: o resultado desenhado de uma conversa pode ser uma excelente estratégia de marketing interno, gerando engajamento entre os colaboradores. Vamos dar dois exemplos de clientes. O primeiro fez reuniões com seus vendedores para definir estratégias e metas para o ano. Os participantes assinaram o desenho que representou a conversa e isso se transformou em uma camisa, como lembrança dos compromissos. Os participantes, literalmente, vestiram a camisa da empresa. Outro cliente nosso faz, todo final de ano, um levantamento com seus colaboradores sobre o que esperam desenvolver no ano seguinte – pessoal e profissionalmente – e quais conexões existem com o propósito da companhia. Isso é transformado em peças que acompanham o colaborador ao longo do ano.

Artigo criado por: Lucas Alves, CEO da ideiaclara.com e Professor dos cursos Visual Thinking e Mapas Mentais