Até os psicólogos já reconhecem que um local de trabalho com muitas e intermináveis reuniões pode prejudicar a capacidade produtiva do seu cérebro.
Você sabe como é percorrer as profundezas do escritório encontrando o inferno? Com horas do dia bloqueadas por reuniões desnecessárias e ter que compensar seu trabalho durante as horas extras.
Entre 11 milhões e 55 milhões de reuniões são realizadas todos os dias nos Estados Unidos, custando a maioria das organizações entre 7% e 15% de seus orçamentos de pessoal.
Toda semana, os funcionários passam cerca de seis horas em reuniões, enquanto o gerente médio se reúne por 23 horas.
E, embora os especialistas concordem que as reuniões tradicionais são essenciais para tomar certas decisões e desenvolver estratégias, alguns funcionários as veem como uma das partes mais desnecessárias da jornada de trabalho.
O resultado não é apenas centenas de bilhões de dólares desperdiçados, mas uma exacerbação do que os psicólogos organizacionais chamam de “síndrome pós reuniões inúteis”: tempo gasto esfriando e recuperando o foco após uma reunião inútil.
Quando você passa por uma reunião ineficaz, seu poder cerebral está sendo drenado, diz Joseph A. Allen, professor de saúde ocupacional e ambiental da Universidade de Utah (EUA).
As reuniões diminuem a resistência, se durarem muito, não envolverem os funcionários ou se transformarem em palestras unilaterais.
Tomar um tempo para se recuperar é uma obrigação, mas muitas vezes isso acontece às custas da produtividade.
Você já ouviu falar na Teoria da Conservação de Recursos?
Originalmente apresentada em 1989 pelo Dr. Stevan Hobfoll, que afirmou que o estresse psicológico ocorre quando os recursos de uma pessoa são ameaçados ou perdidos.
Quando os recursos são baixos, uma pessoa passa a se defender para conservar o suprimento restante. No caso de reuniões de escritório, em que alguns dos recursos mais valiosos dos funcionários são foco, atenção e motivação, isso pode significar uma interrupção abrupta da produtividade, à medida que eles levam tempo para se recuperar.
Como seres humanos, quando fazemos a transição de uma tarefa para outra no trabalho – digamos, de uma reunião a um trabalho normal – é preciso uma troca cognitiva trabalhosa. Precisamos nos desvencilhar da tarefa anterior e gastar energia mental significativa para seguir em frente, diz Allen.
“Se já estamos drenados para níveis perigosos … então fazer a mudança mental para a próxima coisa é mais difícil”, diz ele. “É comum ver pessoas fazendo ciber-loafing após uma reunião frustrante, indo e tomando café, interrompendo um colega e falando sobre a reunião, e assim por diante”.
A capacidade de cada pessoa de se recuperar de reuniões horríveis é diferente. Alguns podem se recuperar rapidamente, enquanto outros carregam seu cansaço até o final do dia de trabalho.
Em um esforço para combater os efeitos colaterais, Allen, juntamente com o pesquisador Joseph Mroz e colegas da Universidade de Nebraska Omaha, publicaram um estudo detalhando as melhores maneiras de evitar armadilhas comuns.
E recomendam:
- Pergunte-se se a reunião é necessárias
- Se tudo o que está na agenda é uma atualização rápida ou algum compartilhamento de informações não urgente, a solução pode ser enviar um e-mail para o grupo.
- Se for necessária, mantenha a reunião o menor possível
Menos tempo nas reuniões acabaria por levar a um maior envolvimento dos funcionários nas reuniões em que participam, o que especialistas concordam que é um remédio comprovado.
É ainda pior quando um trabalhador tem várias reuniões separadas por 30 minutos. “Não há tempo suficiente para fazer a transição em uma situação para fazer qualquer coisa e não há tempo suficiente para se recuperar para a próxima reunião”, diz Allen. “Depois, adicione a composição de reuniões ruins consecutivas e podemos ter uma epidemia em nossas mãos.”
O mais importante para os pesquisadores, no entanto, é que as organizações despertem para o conceito de reuniões flexíveis, diz Allen.
“Temos que mudar o roteiro de anos e anos de socialização e aceitação de reuniões como locais de dor, quando deveriam ser um local de ganho”, diz Allen.
“Tudo o que precisamos fazer é convencer as pessoas de que elas não estão desamparadas, não há esperança, e aqui estão algumas coisas que você já sabe que podem melhorar sua vida profissional, uma reunião de cada vez.”
